QS-Beleg Fallstudie Gerichtskassen des Landes NRW

Thema
Lesung der Rechnungen

Bereich
Verwaltung

Aufgabe
Die Rechnungssformulare Kost3FL werden zentral mit den Kassenzeichen und den Daten der verschiedenen Gerichte bedruckt und dann so an die Gerichte vor Ort verteilt. Die Gerichte ergänzen diese Formulare mit den individuellen Empfängeradressen und Rechnungsdaten. Anschließend werden die Belege zu den sechs zentralen Gerichtskassen gebracht, dort gescannt und inkl. Überweisungsträger versandt. Vor dem Versand beim Scannen druckt der „Imprinter“ des Scanners das Tagesdatum auf die Belege, das ist das Ausgangsdatum der Rechnung. Die bedruckten Daten werden aus den gescannten Bildern gelesen und zentral an die Buchhaltung weitergegeben. Diese Daten dienen auch dazu, den Überweisungsträger zu beschriften, der mit der Rechnung versandt wird.

Beleggestaltung
Das Formular „Rechnung Kost3FL” enthält verschiedene Felder, die maschinenschriftlich auszufüllen sind. Das Kassenzeichen wird in guter Qualität zentral vorgedruckt. Der Druck der übrigen Daten erfolgt in den Gerichten mit sehr unterschiedlichen Geräten. Die Intensität (Helligkeit der Bedruckung) schwankt dadurch sehr. Begutachtung und Tests haben den Kunden überzeugt in Graustufen zu scannen. Pro Lesefeld kann so die Helligkeit unterschiedlich eingestellt bzw. mit einer „dynamischen Schwelle“ automatisch ermittelt werden.

Prüfungen und Export
Um den Aufwand für die Nachbearbeitung zu minimieren, sind eine Reihe von Prüfungen realisiert. Es gibt eine DLL zur Prüfung von Kassenzeichen, Rechnungsbeträgen und Zahlungsfrist. Alle Prüfungen haben zur Folge, dass die Felder farblich markiert werden, was zügig erkennen lässt, ob noch Korrekturen notwendig sind. Bevor der Beleg als „exportierbar“ gilt, müssen die Pflichtfelder vorhanden sein.
Nach der Korrektur werden die Daten in eine Datei exportiert. Diese Datei gelangt per FTP zur Weiterverarbeitung zu einem Server.

Kunde
Bei sechs Gerichtskassen des Landes Nordrhein-Westfalen in Bielefeld, Dortmund, Düsseldorf, Hamm, Köln und Krefeld ist die Beleglesung der „Rechnungen“ vom bisherigen System auf ein modernes Scan-System umgestellt worden.

Projektinfoblatt

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