QS-Beleg Fallstudie Hamburger Hochbahn AG
Thema
Zeiterfassung, Auftragserfassung für SAP R/3
Bereich
Öffentlicher Personennahverkehr, Technische Betreuung
Aufgabe
Bei der Hamburger Hochbahn AG soll die Zeit- und Arbeitserfassung rationalisiert werden. Um die kostenintensive manuelle Eingabe der Daten zu erleichtern, sollte ein System zum automatischen Erfassen und Verarbeiten der Belege eingeführt werden.
Lösung
Auf Basis von QS-Beleg ist ein angepasstes System realisiert worden, mit dem drei unterschiedliche Belegarten (Tagesbelege, Wochenbelege, „Gleitzeitbelege“) gescannt und gelesen werden. Das System ist für vier Abteilungen erfolgreich im Routineeinsatz:
„Der Belegleser vermeidet damit monotone Abschreibarbeiten, erhöht die Qualität der Daten und senkt die Kosten für ihre Erfassung“ Gerd Barda – Hochbahn Journal 02/00
2005 wurde ein technisches Redesign des Systems durchgeführt.
Durch den Einsatz einer zentralen Datenerhaltung unter MS SQL Server werden Performance und Sicherheit erhöht.
Beleggestaltung
Um die Ergebnisse der automatischen Interpretation der Belege zu optimieren, ist ein neuer Beleg gestaltet worden. Wichtigste Merkmale sind die Einführung von Blindfarbe (gelb) sowie eine deutliche Trennung der Handdruckschriftfelder. Der Beleg ist mitarbeiterbezogen (PN) und enthält neben der Stundenübersicht auch noch Informationen über Pausen, Abwesenheiten und Lohnzulagen des Mitarbeiters.
Onscreen-Korrektur und Prüfungen
Bei der Korrektur werden die Daten zusammen mit den entsprechenden Beleg-Ausschnitten angezeigt (Onscreen-Korrektur). Um den Aufwand für die Nachbearbeitung zu minimieren, wurden eine Reihe von Prüfungen realisiert. Regelmäßig vom SAP System bereitgestellte Dateien mit aktuellen Personal- und Auftragsdaten werden automatisch übernommen und zur Verprobung verwendet. Alle Prüfungen haben zur Folge, dass die Felder farblich markiert werden, was schnell erkennen lässt, ob noch Korrekturen notwendig sind.
Export
Beim Export werden Teilbereiche der Belegdaten in unterschiedliche Exportdateien geschrieben, z. B. aus den Zeitfeldern werden „Zeitereignisse“ erzeugt. Außerdem findet noch ein Monatsexport statt, in dem die Belege monatlich kumulativ exportiert werden. Es erfolgt eine Übergabe an SAP.
Kunde
Hamburger Hochbahn AG
